如何解决您的剩余客户帐户余额问题

规则14.3 –立即退还客户款项:

R14.3规定了在没有适当理由保留资金的情况下立即退还客户款项的特殊义务。通常,但不一定是在某个事项的实质性结论或完成时。

为了避免被发现违反此规则,应在每个月末生成并发布一份不活跃的事项余额清单,并将审查和行动的责任分配给个人,无论他们是收费人员还是收银员。

赚钱的人准备有关事项的账单时,应核对所持有的资金,核对HMLR已向该公司收取的属于转让事项的金额,然后清除所有余额。

当支票支付的小额余额没有兑现时,获得客户的银行帐户详细信息将消除该问题。

良好的文件管理将消除或至少减少剩余余额的数量,并且应该建立文件关闭程序。属于赚钱者的任何已离开公司的事务应尽快重新分配,并在必要时结案。

旧的剩余余额:

一些公司仍然保留着旧的剩余余额,通常是因为它们在实践合并后“继承”了它们。或收费者已经离开公司而没有人接管档案;否则,他们便失去了这些资金的合法所有者的踪迹。

公司将必须维护一个系统,该系统控制着为找到客户所做的工作,无法追踪的结论,向慈善机构支付的金额以及支付的日期。该登记册应包含一份客户物分类账的副本以及与识别和定位合法所有者所采取的步骤有关的信件。

500英镑以下的旧余额:

如果客户帐户余额的价值少于500英镑,并且该公司已采取合理的步骤来确定和找到合法的所有者,则该公司可以将款项支付给慈善机构。慈善机构最好是一种能够在随后找到客户的情况下对公司进行赔偿的机构。 SRA不需要任何许可。

“合理的定位步骤”必须与所持资金成比例,并且可能包括检查客户档案中记录的所有联系人;电话目录;选民名册;家人或朋友;互联网搜索; DWP&他们的信件转发服务;当地报纸广告;查询代理人,通常在所持余额的价值很大的情况下。

例如,低于10英镑的极低余额只能证明进行简短的文件检查,电话,信件和互联网搜索是合理的;而余额超过10,000英镑时,可能需要指示代理商进行搜索。

在寻找客户款项的合法所有者时,公司可能会自掏腰包,但这不应包括赚钱者的应收账款时间或公司的间接费用;如果最终追查到客户,公司仍然负责退款。

超过500英镑的旧余额:

对于余额超过500英镑的公司,在进行了充分的调查以识别并找到合法所有者之后,该公司将必须向SRA申请批准将余额支付给慈善机构。 SRA可能会要求公司完成进一步调查或将钱支付给指定慈善机构以外的其他人。

该公司可能会得出结论,这些款项理应属于他们,但由于无法追踪的客户而无法交付其成本单。在这种情况下,仍应要求SRA授权。

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