收银员更新–迅速关闭客户端文件

SRA 帐户审核期间发现的最令人不安的事情之一是尚未及时关闭的客户端文件数量(SRA准则4.8)。这表明内部控制不力,缺乏对公司程序的遵守,这两者对于公司的成功至关重要。

阻止关闭文件的常见障碍是在办公室和客户分类帐上都存在旧余额。办公室余额通常是不可注销的支出,不会被冲销,客户余额是指未尝试立即将款项退还给合法所有者的情况(第14.3条),或者,如果下落不明,则未根据细则处理20.2(低于50英镑)和规则20.1(j)(高于50英镑)。

处理剩余余额的规定已于2008年7月生效,SRA可能认为四年是企业清理这些问题的足够时间,并且他们也不希望看到任何新的那些。

留下这些的另一个原因是,“收费者”错误地认为这是出纳员的责任!

建议收银员在每个月末向每个“收费收入者”发布办公室和客户分类帐上的客户余额清单,以供审核。每个赚钱者都应该寻找以下内容:

a)     客户帐户中持有的资金应转移到办公室帐户中,以支付已支付的费用和/或付款(规则17.3);

b)     客户账户中持有的资金应立即退还给客户(规则14.3);

c)     不可收回的支出应从办公室分类帐中清除(SRA准则4.8);

d)     审查客户分类账的保留金,以确保已书面通知客户金额和原因(细则14.4);

e)     审查已保留近一年的客户分类账保留,以确保再次告知客户金额和原因(细则14.4);

f)      及时关闭分类帐和文件(SRA准则4.8)。

还建议,如果任何“收费者”均未对这些月度报告做出回应,则应首先由COFA进行参考,并由最终负责的合伙人/董事予以参考和解决。

欲了解更多信息,请联系 凯伦·海恩(Karen Hain) 或致电01772 82102的专业实践团队成员。