是否授权从客户帐户取款...!

在过去的一年中,我看到越来越多的客户帐户被未经授权,未正确要求提款,没有实际可用资金或未正确记录在分类账上,在某些情况下,全部是四种!

这些失败可能意味着对规则的理解不充分,并暗示内部控制存在缺陷或忽视标准程序。

只有在“适当的人”签署了特定权限之后,才能从客户帐户中提款,并且该提款应符合公司在客户帐户上签名的程序。审查表明,请求要么没有签名,要么在传输后没有完成,在某些情况下是由秘书或收银员签名的,但实际上都没有授权。

“合适的人”不必是合伙人或董事,也不必所有经理都可以登录客户帐户。但强烈建议他们不要在同一笔交易上进行提款,授权和处理提款,以便进行一些二次审核。职责分工是客户和办公室资金的重要内部控制和保障,尤其是在可以通过PIN,电话或在线方式从客户帐户转出资金的情况下。任何人都不得使用他人的密码,PIN或终端或让他人知道。重要的是,他们还必须了解规则。

电子筹码正变得越来越流行,特别是对于那些希望无纸化的公司,但应建立严格的程序以确保所采用的方法完全合规且不易滥用。即使发件人被授权,电子邮件也不被认为是合适的方法。这是因为电子邮件不被认为是安全的,很容易被黑客入侵,或者被公司的另一名成员使用。

在提出任何提款要求之前,应始终进行检查以确保有可用资金。客户帐户上的余额还不够。您应确保不要将这些资金专用于其他目的,因为使用这些资金将构成技术上透支的客户帐户。

准确地在物质分类帐和现金簿上记录提款非常重要。错误的日期通常显示在问题分类账上,并且应该是支票正面写的日期或从客户银行账户实际转账以进行网上提款的日期。

但最重要的是,这是有效的提款吗?我经常在办公室帐户上看到贷方余额,主要是由于资金在账单日期之前被转移用于支付费用或公司尚未支付的支出的偿还,有时金额大于所需的金额,因为收费者拥有计算错误。

在授权者签署提款请求之前,应出示所有证明文件以供审核,以确保不会从公司的客户和办公室帐户中提款不当或无效。

无论规模大小,所有公司都应执行严格的程序和控制措施,建议公司的COFA全年对其有效性进行抽查。

如果您需要有关此主题的更多信息,请联系 凯伦·海恩(Karen Hain) 在01772 821021上。